实验室样品管理：规范流程与核心要求指南

一、实验室样品管理的核心要求

实验室样品管理需覆盖样品从接收、储存、流转到留样、处置的全流程，每个环节均有明确规范，具体要求如下：

1.1 样品接收与标识：确保信息准确

接收流程规范：样品需由专人负责接收，接收时需与送样人共同核对样品基本信息（如样品名称、数量、状态、送样单位），并详细记录在《样品接收单》中。若发现样品包装破损、数量不符或信息缺失，需立即与客户沟通确认，避免后续争议

唯一性标识分配：每个样品需分配唯一编号（建议采用 “年份 + 样品类别 + 流水序号” 格式，如 “2025-ENV-001”），标识内容需包含样品名称、编号、当前状态（未检 / 在检 / 已检 / 留样），且标识需清晰、牢固、不易脱落，防止样品混淆

1.2 样品储存条件：保障样品特性

环境参数控制：留样室需根据样品特性设定专属温湿度范围（常规样品通常为 - 20℃~55℃、湿度 10%~90%），并配备温湿度自动监测设备与应急调控装置（如空调、除湿机、备用电源），确保储存环境稳定

分类存放管理：样品需按类别、状态分区存放，如将食品样品与化学试剂样品分开存放，避免交叉污染；易变质样品（如生鲜食品）需放入冷藏或冷冻设备，危险品（如易燃易爆化学品）需单独存放在防爆储存柜中，并张贴警示标识

1.3 样品流转与记录：实现全程追溯

流转过程控制：样品在检测各环节流转时，需全程携带唯一性标识，交接时需填写《样品交接单》，记录交接人、交接时间、样品状态变更及异常情况（如样品轻微损坏），确保每个环节可追溯

分装操作规范：若检测需对样品进行分装，需由经过培训的专人操作，分装后需为每个子样品重新粘贴唯一性标识，并记录分装时间、分装数量及操作人员，避免子样品信息缺失

1.4 留样管理：应对复检需求

留样期限设定：常规样品的留样保存期通常为 3 个月，特殊样品（如医药研发样品、仲裁检测样品）需按客户要求或行业标准延长留样时间（部分可达 1 年），并在《留样登记表》中明确标注到期时间

定期检查维护：留样期间需定期对样品进行检查，常规样品每季度进行外观目检（查看包装完整性、样品是否变质），重要样品每年需进行全性能检测，确保留样仍具备复检价值，检查结果需详细记录

1.5 安全与处置：符合合规要求

安全管理措施：留样室需实行专人管理，配备双锁制度（管理人员与质量负责人各持一把钥匙），禁止无关人员进入；同时配备消防器材、应急洗眼器等安全设施，定期开展安全演练

过期样品处置：超期留样需经质量负责人审批后，按样品类型选择合适处置方式（如无害样品可交由专业机构回收，危险品需按环保要求无害化处理），处置过程需保留记录，包括处置时间、方式、操作人员及审批意见

二、如何确保实验室样品的代表性

实验室样品的代表性直接决定检测结果的有效性，需从采样、制样、储存到流转全流程控制，具体措施如下：

2.1 采样阶段：科学选取样品

随机性与多点采样：采样时需覆盖样品的不同批次、不同部位或不同时间点，避免人为选择偏差。例如采集土壤样品时，需在检测区域内均匀设置 5-8 个采样点，每个点采集相同重量的土壤，混合后作为代表性样品

选择合适采样工具与方法：根据样品类型选择专用工具，如采集液体样品需使用无菌采样瓶，采集固体颗粒样品需使用分层取样器；同时严格遵循无菌操作规范，避免采样过程中引入污染物，影响样品真实性

详细记录与签封：采样时需记录采样时间、地点、环境条件（如温度、湿度、天气）、采样人员等信息，必要时与受检方共同对样品进行签封，确保采样过程透明、可追溯

2.2 制样与处理：保证均匀性

充分混合处理：制样时需对采集的样品进行充分混合，如固体样品需粉碎后过筛，液体样品需搅拌均匀，确保样品各部分特性一致，避免局部差异导致检测结果偏差

控制制样环境：制样需在专用实验室进行，环境需满足洁净度要求（如食品样品制样需在万级洁净室），同时控制温湿度，防止样品在制样过程中发生性质改变（如水分蒸发、成分氧化）

分装后重新标识：制样完成后若需分装，需为每个子样品分配新的唯一性编号，并与原样品编号关联（如原样品编号 “2025-FOOD-002”，子样品可标注为 “2025-FOOD-002-1”“2025-FOOD-002-2”），确保子样品可追溯至原样品

2.3 储存与流转：维持样品特性

匹配储存条件：根据样品特性选择合适的储存方式，如易挥发样品需密封冷藏，光敏样品需避光保存，确保样品在储存期间不发生变质、降解，维持原有特性

规范流转交接：样品在实验室内部流转时，需在规定时间内完成交接，避免长时间放置；交接过程中需轻拿轻放，防止样品破损或泄漏，同时核对样品标识与状态，确保与《样品交接单》一致

三、实验室样品管理的实际应用案例

某第三方食品检测实验室此前因实验室样品管理不规范，出现两大问题：一是样品接收时未仔细核对信息，导致 1 批次乳制品样品名称与送检单不符，检测后才发现错误，需重新采样检测，延误客户报告交付；二是留样储存温湿度控制不当，导致 2 批次生鲜蔬菜样品变质，无法满足客户复检需求，引发客户投诉。

为解决这些问题，实验室优化实验室样品管理流程，具体措施与成效如下：

完善接收与标识流程：指定 2 名专职样品管理员，接收时采用 “双人核对” 制度，使用扫码枪录入样品信息，自动生成唯一编号；为样品粘贴防水、防脱落标识，标识包含二维码（可追溯至完整信息），样品信息错误率从优化前的 8% 降至 0

优化储存环境：为留样室配备智能温湿度监测系统，实时上传数据至云端，温湿度超标时自动报警；按样品类型划分 5 个储存区域，配备专用冷藏柜、防爆柜，生鲜样品变质率从 12% 降至 1%

规范流转与留样管理：使用实验室管理系统记录样品流转轨迹，每个环节需扫码确认；延长重要样品留样时间，定期开展留样检查，客户复检需求满足率从 75% 提升至 99%

通过优化实验室样品管理，该实验室不仅减少了操作失误与客户投诉，还通过了 CNAS（中国合格评定国家认可委员会）审核，检测报告认可度显著提升，客户数量较优化前增长 30%。

四、FAQ 常见问题解答

Q1：实验室样品管理中，若样品标识脱落或模糊，该如何处理？

A1：首先需确认样品是否仍可识别，若能通过留样室监控、《样品交接单》等追溯到样品信息，需立即为样品重新粘贴标识（标注 “重新标识” 及操作时间、操作人员）；若无法追溯样品信息，需将样品隔离存放，并及时告知质量负责人与客户，说明情况后按客户意见处理（如重新采样），避免使用信息不明的样品进行检测。

Q2：实验室样品管理中，危险品样品的储存有哪些特殊要求？

A2：危险品样品需单独存放在符合安全标准的专用储存柜中（如防爆柜、耐腐蚀柜），并根据危险品类型分区（如易燃品与氧化剂分开存放）；储存柜需远离火源、电源及热源，张贴清晰的危险品警示标识（如 “易燃”“腐蚀性”）；同时建立危险品台账，记录样品名称、数量、入库时间、使用量及剩余量，由专人负责管理，取用需经审批并记录。

Q3：实验室样品管理中，如何确定样品的留样期限？

A3：留样期限需结合样品特性、检测目的及行业标准确定：常规检测样品（如普通食品、环境水样）通常留样 3 个月；仲裁检测、客户有特殊要求的样品，需按客户约定或相关标准延长留样时间（如医药样品留样 1 年）；易变质样品（如生鲜、血液制品）若无法长期保存，需在留样单中注明最短留样期限（如 7 天），并提前告知客户复检时限，确保客户在留样期内提出复检需求。

Q4：实验室样品管理中，采样人员需要具备哪些资质？

A4：采样人员需经专业培训并考核合格，具备以下资质：熟悉样品类型的采样方法（如 GB/T、ISO 标准中的采样规范）；了解样品特性及采样过程中的安全注意事项（如危险品采样防护）；掌握采样工具的使用与维护方法；能准确填写采样记录，确保采样信息完整、可追溯；部分行业（如医药、食品）的采样人员还需持有相关行业的从业资格证书（如食品检验员证书）。